Создание страхового фонда архивных документов — ЭЛАР

Страховка

Назначение

  • создание электронных копий документов и визуальных образов входящей корреспонденции (бумажные документы, информация на цифровых носителях, предметы, в том числе объемные);
  • подготовка переведенной в электронный вид входящей корреспонденции к дальнейшей безбумажной обработке;
  • обеспечение автоматизированной поддержки оперативного хранения оригиналов входящей корреспонденции.

Заказчики — организации и учреждения, занимающиеся в процессе осуществления своей деятельности обработкой больших объемов разнообразных документов с жесткими требованиями к срокам обработки.

ЗАДАЧА

Поток обращений за информацией в архивные учреждения со стороны физических лиц, органов власти и организаций постоянно возрастает в связи с развитием предоставления государственных услуг. Увеличивается количество документов долговременного хранения, утверждаются новые форматы и правила использования и хранения документов в бумажном и электронном виде. В таких условиях традиционные методы работы не позволяет соблюдать нормативные сроки предоставления информации.

Кроме того, одной из приоритетных задач государственной программы «Информационное общество (2011-2020)» является развитие средств обработки и предоставления удаленного доступа к цифровому контенту, включая исторические и социально значимые документы архивных фондов.

Инновационным подходом к решению поставленных задач и повышению эффективности внутренней деятельности является создание централизованных электронных архивных ресурсов на уровне субъекта РФ.

Особенности реализации

  • Настраиваемость — различные по функциональности, взаимодополняющие программные модули. Состав программных модулей варьируется в зависимости от функциональных требований; возможность создания системы в несколько очередей
  • Открытость — использование промышленных средств разработки и общесистемного программного обеспечения.
  • Совместимость — использование стандартных форматов данных и протоколов информационного обмена; интеграция с другими системами.
  • Возможность обработки документов различных типов.
  • Гибкое конфигурирование системы без внесения изменений в программный код системы. Редактирование: структуры вида документа, рабочих процессов, состава библиографических данных, визуального представления экранных форм библиографических карточек.
  • Гибкость настроек АРМ: возможность обработки на одном рабочем месте как документов разных видов, так и документов конкретного вида.
  • Возможность разнесения сканирования одного документа на несколько сканеров (в том числе разных типов).
  • Автоматизированное формирование пакетов документов.
  • Централизованное распознавание текстов документов.
  • Отложенное форматирование распознанных текстов с возможностью сопоставления на экране распознанных текстов и образов оригиналов.
  • Исключение человеческого фактора при формировании библиографических данных: использование справочников, двойной ввод, верификация.
  • Экспорт электронных документов и полученных на их основании данных для внешних АС.
  • Импорт данных с магнитно-читаемых носителей (МЧН).
  • Оперативное хранение электронных образов документов.
  • Внедрение типовых модулей автоматизации деятельности государственных архивов
  • Создание информационных ресурсов архивных учреждений региона
  • Развертывание лаборатории по созданию электронных копий и микрофильмов и внедрение подсистем электронного читального зала
  • Внедрение единого хранилища и создание централизованной системы управления объединенными электронными ресурсами
  • Создание Интернет-портала государственной архивной службы и обеспечение межведомственного взаимодействия

1. Внедрение типовых модулей автоматизации деятельности государственных архивов

В современных условиях развития глобальных процессов информационного взаимодействия и необходимости предоставления государственных услуг возрастает общая нагрузка на архивные учреждения. Для повышения эффективности деятельности требуется внедрение специализированных систем, позволяющих автоматизировать все внутренние функции по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных фондов.

При этом многие используемые информационные системы не справляются с возложенными на них задачами из-за отсутствия программных или аппаратных возможностей.
Корпорацией ЭЛАР предлагается к внедрению в государственных и муниципальных архивах система автоматизации архивной деятельности «АИС АРХИВ», обладающая всеми необходимыми современными функциями и обеспечивающая:

  • Учет, управление и исполнение поступающих в архивное учреждение запросов пользователей
  • Формирование отчетно-статистической документации по справочно-информационной деятельности архива
  • Формирование, пополнение и выгрузку сведений объединенного научно-справочного аппарата по документам государственных и муниципальных архивов
  • Контроль руководством исполнения пользовательских запросов
  • Учет движения единиц хранения, выдаваемых пользователям и сотрудникам архива
Еще по теме  Страховая мало заплатила по ОСАГО что делать

2. Создание информационных ресурсов архивных учреждений региона

Также необходимым условием для повышения эффективности деятельности архивов является перевод востребованных фондов в электронный вид и предоставление к ним доступа.
В рамках решения производится оцифровка фондов архивных учреждений, создается массив электронных копий документов и индексная база в соответствии с используемыми справочниками и классификаторами, необходимая для обеспечения эффективного поиска по электронным фондам.

  • Подготовка документов к сканированию (расшивка дел, полистная проверка и нумерация страниц документов в делах)
  • Сканирование документов, сохранение и обработка графических образов
  • Сшивка и реставрация архивных дел
  • Индексирование по согласованному списку полей
  • Запись информации на информационные носители

При этом оцифровка может осуществляться как в производственных центрах корпорации «ЭЛАР», так и в создаваемых на территории заказчика центрах сканирования, реализуемых корпорацией с применением профессионального оборудования и современных программных продуктов.

Реализуется возможность перевода в электронный вид расшитых и нерасшиваемых документов размером от А5 до А2. При этом форматы графических образов, цветовой режим и требуемое разрешение определяются заказчиком, обеспечивается возможность визуального контроля получаемых изображений.

Работы по индексированию полученного массива проводятся с применением специализированных технологий массового ввода, гарантирующих качество информационного ресурса.

3. Развертывание лаборатории по созданию электронных копий и микрофильмов и внедрение подсистем электронного читального зала

Для создания и обеспечения полнофункциональной работы со страховыми фондами и фондами пользования решением предусматривается создание лабораторий, объединяющих в единый комплекс все виды профессионального оборудования по созданию и использованию микрофильмов, переводу в электронный вид расшитых, нерасшиваемых документов и микроформ.

В рамках автоматизация лаборатории обеспечивается возможность загрузки и учета получаемых электронных образов в соответствии с используемым НСА:

  • поставка документации на сканирование и микрофильмирование, ведение информации об обработке документов и микроформ
  • протоколирование и регистрация операций по размножению, сканированию и индексированию документов и микроформ
  • проведение работ по оценке качества
  • ввод информации в систему и редактирование

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Проводится обучение сотрудников заказчика работе с высокотехнологичным оборудованием создаваемой лаборатории.

Внедрение системы электронного читального зала

Создание страхового фонда архивных документов - ЭЛАР

Развитие цифрового контента и увеличение объема фондов пользования требуют расширения возможностей учетных систем и внедрения средств доступа к электронным документам, способных максимально эффективно реализовать все функции по получению архивной информации пользователями и исследователями.

«Электронный читальный зал» решает задачи доступа к информационным ресурсам, учета требований и сокращения сроков предоставления материалов по запросам исследователей и пользователей, обеспечивая:

Еще по теме  Минимальный срок страхования ОСАГО в 2020 году

  • доступ к электронным фондам
  • регистрацию и редактирование учетных сведений пользователей и тематик их исследований
  • прием на исполнение, передачу на визирование новых требований, закрытие исполненных требований и просмотр их списков
  • прием, выдачу и возврат дел в архивохранилище
  • использование специальных средств и оборудования учета (штрих-кодирование и RFID-технологии)

4. Внедрение единого хранилища и создание централизованной системы управления объединенными электронными ресурсами

Основной задачей решения является обеспечение доступа к разрозненным электронным архивным ресурсам в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг. Для этой цели все оцифрованные фонды объединяются в централизованном хранилище под управлением специализированной ECM-системы.

Используются приобретенные и оформленные в соответствии с лицензионными соглашениями производителей программные средства, обеспечивающие управление информационным ресурсом, базами данных и сетевое взаимодействие:

  • хранение индексной информации и графических копий документов без возможности несанкционированного удаления информации из системы
  • резервное копирование и восстановление данных системы
  • ввод индексной информации основного раздела (рубрика-фонд-опись-дело) и данных тематических комплексов научно-справочного аппарата, привязку электронного образа описи к ее индексной карточке, а также редактирование имеющихся в системе данных
  • учет приема и исполнения запросов для регистрации, планирования и контроля исполнения запросов пользователей и заявок
  • доступ к информационному ресурсу и поиск документов по основной структуре данных и НСА, просмотр электронных копий описей и дел сотрудниками архивов и пользователями, работающими в читальном зале

Система управления электронным ресурсом обеспечивает:

  • общее администрирование программно-технологического комплекса
  • управление правами пользователей
  • защиту от несанкционированного доступа к данным и их изменения
  • настройку подсистем под особенности работы архива
  • взаимодействие с внешними системами

В соответствии с требованиями существующего законодательства к защите информации и ограничению доступа к хранимым данным системой предоставляется возможность:

  • регистрации пользователей и управления доступом к электронным регистрационным карточкам, электронным копиям документов и прочим ресурсам
  • маскирования электронных образов документов в соответствии с определенными для пользователей правами доступа
  • сохранения всех версий электронных копий и регистрационных карточек документов, хранящихся в системе
  • хранения всех электронных образов документов в закодированном виде (метафайле), не допускающем фрагментарного копирования и просмотра средствами общего программного обеспечения
  • Для хранения объединенного информационного ресурса используются интеллектуально управляемое хранилище данных на основе современных накопителей различного типа: RAID (HDD) для хранения БД и индексной информации, роботизированные библиотеки для энергонезависимого хранения электронных фондов (Blu-Ray/DVD).

5. Создание Интернет-портала государственной архивной службы и обеспечение межведомственного взаимодействия

Развитие государственных и муниципальных услуг требует от ответственных учреждений не только утверждения административных регламентов, но и реализации средств доступа граждан к услугам в электронном виде.

Для этого решением предусмотрено внедрение подсистемы «Интернет-портал», которая предназначена для информирования населения о составе, содержании и местах хранения документов Архивного фонда и предоставления доступа к государственным услугам, оказываемым учреждениями архивной службы в соответствии с законодательством РФ и региона. Обеспечивается одновременная работа неограниченного числа пользователей подсистемы.

РЕШЕНИЕ

Корпорацией ЭЛАР разработано комплексное решение «Автоматизированная система управления архивным делом субъекта РФ», позволяющее повысить эффективность использования информационных технологий, оптимизировать исполнение профильных функций и вывести на качественно новый уровень автоматизацию учета, хранения и управления архивным фондом.

Еще по теме  Выбор страховщика при покупки автомобиля 2020

Назначение решения:

  • Повышение эффективности предоставления архивными учреждениями государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных функций
  • Снижение влияния человеческого фактора на сохранность и целостность документов; значительное уменьшение количества обращений к бумажным оригиналам
  • Повышение доступности объектов культурно-исторического наследия региона и внедрение современных информационных технологий
  • Снижение временных затрат и оптимизация процессов выполнения технологических архивных процедур
  • Сокращение финансовых затрат на обеспечение функционирования архивов и уменьшение занимаемых традиционными архивами площадей

Функциональный состав ЦПД

  • управление конфигурацией компонентов системы;
  • ведение справочников, реализуемых в системе;
  • управление информационным обменом со смежными системами;
  • физическое удаление электронных копий документов и визуальных образов входящей корреспонденции с устройств хранения данных;
  • управление резервным копированием/восстановлением данных.

Создание электронных копий документов и визуальных образов входящей корреспонденции (бумажных документов, информации на цифровых носителях, предметов, в т.ч. объемных) на основе применения современных технологий и программно-технических средств потоковой обработки документных массивов.

Формирование библиографической информации, относящейся к поступившей входящей корреспонденции.

Обеспечение структурированного, надежного и безопасного хранения электронных копий документов и визуальных образов входящей корреспонденции.

Обеспечение удостоверения подлинности электронных документов путем создания электронной цифровой подписи с подтверждением времени ее создания, а также взаимодействия с удостоверяющим центром Заказчика.

Обеспечение автоматизированной поддержки хранения бумажных оригиналов входящей корреспонденции, учета их движения в архивохранилищах, подготовки к передаче на хранение в архив.

  • обеспечение регламентированного доступа персонала к информационным ресурсам и интерфейсам системы;
  • обеспечение защиты информации системы от несанкционированного доступа;
  • защита прикладного ПО и данных системы от компьютерных вирусов;
  • управление правами доступа персонала к ресурсам системы;
  • регистрация действий персонала и попыток несанкционированного доступа к ресурсам системы;
  • контроль целостности данных.

Преимущества внедрения

  • Оптимизация процессов обработки входящей корреспонденции, в т.ч. обеспечение как можно более раннего перехода подразделений к работе с электронными копиями документов и визуальными образами ВК.
  • Повышение степени сохранности и снижение риска утраты и искажения оригиналов входящей корреспонденции за счет создания условий для возможно раннего изъятия их из активного использования.
  • Снижение трудозатрат и накладных расходов на поиск и предоставление пользователям требуемой документальной информации.
  1. Инструкция по установке ПО
  2. Руководство администратора
  3. Руководство пользователя

Создание страхового фонда архивных документов - ЭЛАРhttps://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Результатом работ по разработке, созданию и внедрению автоматизированной системы управления архивным делом региона является:

  • Обеспечение доступа граждан и организаций к государственным услугам, оказываемым учреждениями архивной службы, как посредством отраслевого Интернет-портала, так и с помощью Единого регионального портала государственных услуг
  • Повышение эффективности и улучшение условий труда специалистов архивного дела за счет автоматизации рутинных процессов и процедур
  • Сохранность документов посредством создания фонда пользования на электронных носителях и замены изымаемых из оборота особо ценных, уникальных и наиболее востребованных документов их электронными копиями;
  • Сокращение сроков исполнения запросов граждан и организаций благодаря созданию и наполнению автоматизированного научно-справочного аппарата по документам архивов и предоставлению доступа к электронным фондам
  • Упорядочение процессов комплектования государственных архивов области путем автоматизации процессов деятельности экспертно-проверочных комиссий

Корпорация ЭЛАРТел.: (495)792-31-31, Факс: (495) 251-36-03

Оцените статью
ВашаСтраховкаОнлайн
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.